Субота, 30 квітня 2011 06:44

Посадова інструкція секретаря

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
секретаря керівника

1.    ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Секретар керівника належить до категорії фахівців. Його призначає на роботу й звільняє генеральний директор.
1.2. Основні обов'язки секретаря керівника – організаційне й документальне забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Секретар керівника підкоряється безпосередньо генеральному директорові.    
1.4. У своїй діяльності секретар керівника керується:
-    законодавчими актами України;
-    Статутом;
-    Положенням;
-    указами керівництва;
-     нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
-     цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду секретар керівника призначається особи, які мають фахову освіту.
1.6. Секретар керівника повинен бути компетентним у питаннях:
-    організації роботи з документами, складання документації;
-    організації управлінської роботи;
-    використання оргтехніки;
-    культури праці й службової етики.

2.    ФУНКЦІЇ

2.1. Методичне керівництво службами документування й контроль над організацією діловодства в структурних підрозділах.
2.2. Документування діяльності органів, які проводять наради.
2.3. Оперативно-організаційна робота.
2.4. Ведення й оформлення документації по особовому складу (у випадку відсутності інспектору відділу кадрів).

3.    ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ

3.1. Підготовка необхідних документів по забезпеченню фінансово-господарчої діяльності.
3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування й зберігання документів.
3.3. Контроль якості підготовки, правильності складання, узгодження й затвердження документів, які подаються на підпис керівникові.
3.4. Ведення приймання відвідувачів.
3.5. Виконання функцій інспектора відділу кадрів;
-   оформлення наказів по особовому складу;
-   оформлення особистих карток (форма П-2) і особистих справ.
-   оформлення трудових книжок;
-   оформлення лікарняних аркушів;
-   оформлення посвідчень про відрядження;
-   ведення табеля обліку робочого часу;
-   видача довідок.
3.6. Виконання машинописних робіт і копіювально-розмножувальних робіт.
3.7. Використання ПК.
3.8. Проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення.
3.9. Виконання окремих доручень посібника з фінансово-господарчої діяльності.        

4.    ПРАВА

4.1. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам структурних підрозділів.
4.2. Візувати документи управлінської діяльності (у межах своєї компетенції).
4.3. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів.
4.4. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
Взаємодіяти з усіма службами з питань перевірки виконання документів і вистава необхідної інформації керівництву.

5.    ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Секретар керівника відповідає за:
5.1. Якість документів, поданих керівництву для підпису.
5.2. Недбале поводження про реєстрацію й веденню відомостей, які мають гриф «Конфіденційно», «Секретно», «Для службового користування».
5.3. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов'язків, які наведені в даній інструкції.

Юрисконсульт
______ 
__.__.20__

З посадовою інструкцією ознайомлена:     ___________
«__» _______________ 20__ р.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});