ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
секретаря керівника
секретаря керівника
1.
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Секретар керівника належить до категорії фахівців. Його призначає на роботу й звільняє генеральний директор.
1.2. Основні обов'язки секретаря керівника – організаційне й документальне забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Секретар керівника підкоряється безпосередньо генеральному директорові.
1.4. У своїй діяльності секретар керівника керується:
- законодавчими актами України;
- Статутом;
- Положенням;
- указами керівництва;
- нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду секретар керівника призначається особи, які мають фахову освіту.
1.6. Секретар керівника повинен бути компетентним у питаннях:
- організації роботи з документами, складання документації;
- організації управлінської роботи;
- використання оргтехніки;
- культури праці й службової етики.
2.
ФУНКЦІЇ
2.1. Методичне керівництво службами документування й контроль над організацією діловодства в структурних підрозділах.
2.2. Документування діяльності органів, які проводять наради.
2.3. Оперативно-організаційна робота.
2.4. Ведення й оформлення документації по особовому складу (у випадку відсутності інспектору відділу кадрів).
3.
ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
3.1. Підготовка необхідних документів по забезпеченню фінансово-господарчої діяльності.
3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування й зберігання документів.
3.3. Контроль якості підготовки, правильності складання, узгодження й затвердження документів, які подаються на підпис керівникові.
3.4. Ведення приймання відвідувачів.
3.5. Виконання функцій інспектора відділу кадрів;
- оформлення наказів по особовому складу;
- оформлення особистих карток (форма П-2) і особистих справ.
- оформлення трудових книжок;
- оформлення лікарняних аркушів;
- оформлення посвідчень про відрядження;
- ведення табеля обліку робочого часу;
- видача довідок.
3.6. Виконання машинописних робіт і копіювально-розмножувальних робіт.
3.7. Використання ПК.
3.8. Проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення.
3.9. Виконання окремих доручень посібника з фінансово-господарчої діяльності.
4.
ПРАВА
4.1. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам структурних підрозділів.
4.2. Візувати документи управлінської діяльності (у межах своєї компетенції).
4.3. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів.
4.4. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
Взаємодіяти з усіма службами з питань перевірки виконання документів і вистава необхідної інформації керівництву.
5.
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар керівника відповідає за:
5.1. Якість документів, поданих керівництву для підпису.
5.2. Недбале поводження про реєстрацію й веденню відомостей, які мають гриф «Конфіденційно», «Секретно», «Для службового користування».
5.3. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов'язків, які наведені в даній інструкції.
Юрисконсульт
______
__.__.20__
З посадовою інструкцією ознайомлена: ___________
«__» _______________ 20__ р.